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一.总则
s2 X r" a; `6 U7 J% m) w 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
: [5 x/ {" ^5 t1 y 本办法适用于全公司各部门。
' J! i. N8 H4 G% B8 Y! {' O9 | 二.对外接待范围
- t0 d" b! M% X9 o7 }5 c 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 E. N- |) I1 Y
接待的对象分为内宾和外宾。
/ r( b8 ^0 M1 A& x- r6 k* n 三.对外接待部门 - M3 [; ^$ I, w* V q
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
& M1 ~: Q2 K6 X1 O' f- C# E) \ 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 + o# t: B3 x8 m
四.对外接待原则 ! A" |* e9 z9 ]$ n0 Y
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 ( g. }+ ^( {- p& F
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
# k6 `: l* `+ i6 R$ i- B4 d 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 " `" X3 W' E% a; W$ e" x9 q j4 f
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 $ N# x* v# _1 y+ O$ {5 v
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
7 X% y+ x6 {& o v' U& k6 A 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
+ Q2 j1 L7 D. v( L# o; K) ]4 d" _ 五.接待规格的确定。
7 A5 S# N$ A/ I9 L/ a U; Z 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
$ I" o- N, @3 [- x. c 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 7 Y% j' s+ P! R( P
六.接待礼仪
' d+ i: i/ s8 T7 f 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
7 B$ A8 F& M" F& g) n2 k( Q1 ~ 2.接待：主动起迎，问明来意。 $ e3 j; r4 o9 l9 ]' ^8 ?
3.安排交谈地点： 4 a1 c P# H/ ?
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
: Q5 H! b: l2 y9 O4 F ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
( [) Z, J% \3 B3 } ⑶切忌让客人久候而无人问津。
, X+ q/ `1 C$ U! a8 x ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 2 A6 @7 \) g( d# G" [* j0 \
七.引见。
( ~+ k [/ g) e0 H0 G3 v 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ; K3 j# R/ t& s3 b1 _! d
引见顺序； # E; ^! y8 y0 q3 V, o* |9 z% i
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
. f+ Z- k- b7 K% n i2 ? ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
y; _+ p' x: |; ^ ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
, r) t0 i3 w$ T4 k! r ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 |" O5 b* F/ w
八.行路。
3 J+ N+ y: w. ]- q 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 4 ~! i) U* i [# |# P: R
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
) _/ x9 N/ y' j2 a. u7 F( S7 X 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ) T& u- g3 g% B% k2 g2 [
九.其他。
: u; F7 I" P8 p% M* i 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； & O0 u9 F9 a( B) f d
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 5 o: ^9 i! ?2 F0 r
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
4 }6 E% }/ O% X4 M- L2 e3 j8 t 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 5 p ?7 u8 ^: B) _$ I& d
㈠接待内宾。 % H$ H4 d1 o* p* s; Y; K' B
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
0 k3 n s [, \8 c m 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
/ o3 ~* v" N0 F9 Y 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ) O, r4 N5 O. y- \) p
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
7 a! e4 P0 l% X, w5 W/ \* c7 f* I 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
0 y+ O1 _4 V# V3 } 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 " y1 h* t( D: A3 ^1 \& l
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 $ f) M( { _0 Q0 n0 m- S8 t/ K# ]
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 . P; o* ^9 ^, b) k
㈡接待来宾。 8 W) k u& [7 }+ v, [3 X& C
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 3 ~' N$ j/ t0 L5 e
迎送。 9 X8 h% Q6 h+ P; M) q4 [
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
# C* {) L' d4 g7 D0 O 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 / z3 y; }, @+ p4 i L
会见会谈。 " @8 ~5 @% D7 L
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
( @2 C8 b, V9 g6 D3 I2 f/ M1 [2 D' O 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 9 S% Z& R% T* S' o5 Y
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
$ D5 z1 R* ^/ M 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 # i$ u) B7 G9 }/ ~% v: J
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 : E7 e& \6 O, o4 c
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 # N6 x! J( T8 s
宴请。 * n. C, Y- |; q8 ]! v" o; e
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
$ \+ C8 }# A8 H) z& {' x. e B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
+ A% R8 c7 n) u- ]. e8 y6 }& O1 Q 文艺晚会。 " K i. ?$ W, f
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ( K6 \$ n* X/ u8 H" b2 H
参观游览。
( h' Q. \0 ?/ O1 f8 F9 H* H 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
; ]$ M1 h0 F! m O 接待标准 ; Q: o8 t7 s! y0 |& ]
⑴用餐标准。 : y+ P8 ~+ `+ r/ v7 i
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 * |: H6 O" P* r' M$ T2 w) W4 G& W
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 & a; @5 `0 Z. }: H1 M, l {
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 5 V3 \) m( E1 ~6 J3 E! C* R) I
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
5 D9 i( X+ d r6 l+ S 5、常客 员工标准
9 x$ A( {0 F& A (2)住宿安排。 1 g5 Y* S8 D4 D6 g& `4 S8 u
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 0 x8 S' }6 g' ^ U" u/ P/ Q+ q# b
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 $ z7 Q: x( u E/ U$ s c5 e% t. ]
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。4 k, r1 {2 h2 S+ y& q6 C& K: r9 k
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