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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
7 _5 l e# L1 G6 f x) ? 做会议记录，写着写着笔没水了；
7 p# F( j4 E( T) {* o 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
6 C6 Z0 i% k2 G; ~ ~3 T6 R 用胶水时，找不到刷子； ; T8 P" ~; q5 L" r# X# ]# ?
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
! \6 p1 z) Q* r2 |$ c$ W( [ 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 . E; ^2 W8 u6 a1 A. u% g
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 8 Z9 p5 U& E# w% J, l7 y
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? : R% L. q" T! J
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 3 s: k, {+ U* G( ~
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
: U) T+ Y4 r' d j4 C 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
- h% @' f8 s5 M% l! y- T 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
/ o: L% S0 v x7 q& ` 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
: l0 F6 o/ i b+ n# x, v! g 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
9 |; y% v% k" c 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
6 r4 i+ z5 E0 o0 t6 | 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 $ P5 p" L6 ?; x0 h( L% \% O7 ^
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
" }& _0 L! Z4 B( y( N 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 # H! s" [* K' g( G, W$ }4 z
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 # u, D" ?2 y& t
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ; w+ u" [ |" ]* d2 X7 a: d# i
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
/ p+ ~2 l& U: }! C$ o; F1 Y 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 0 H% x& t7 M' R7 u2 j- T- c: b' g
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
& ~0 Z1 P* J* a+ _$ | 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 8 p* x0 q, ?" G3 z
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 x: S; a! Q( X! ~" a, D
9、与本职工作有关的表格。
; j1 n1 A. |$ I4 v0 s; H 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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