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( y! }8 }7 ]& n% A5 Q 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况： C/ {' s: G1 B2 c
做会议记录，写着写着笔没水了； " \" w' l* @2 G' H
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； f& ^ o$ b( O& ~+ {
用胶水时，找不到刷子； M' Q ~+ r5 k6 v( ^* @
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
4 c3 j4 v. ~5 m 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 0 @; g0 H% B* |% O `$ G8 z
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 9 s2 I. z1 i* U+ b* [
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? . v2 n1 m9 P$ ?2 L
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 % `4 ~/ R c- Q# a( q9 W+ a
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 & A+ V- v8 S5 Y0 j+ [3 H) t4 I
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 2 S# f8 L3 D7 A
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
3 S3 Z t0 T2 C6 H, |. @. i+ |1 z 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
9 p+ l; R2 T& |0 O; a; d 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 $ h' W2 a4 a3 O) E1 i8 P
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
; ]9 B9 w( M1 e0 A: E4 j* a2 C( a 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
; ^9 ~9 F/ }* q8 n1 b: Q1 n# p 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
, L, c% e* A) m' [ s7 m& Q: i2 _, N1 m 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： , u. a% r9 g5 Y8 r9 a" t8 E _5 f
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
% w' p2 n2 m6 F. ~6 b2 d* u 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
1 T# j: E6 o* b; d) n2 j+ V 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
1 l# {/ H) e0 o 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 9 u, {' r, A& A; v, i
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
. ~8 P7 S* j3 @7 C; N 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
g, d' ?# F; u- e- T- ?+ n 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
, ~& k# L7 \9 |! v8 e 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 7 T. z2 M8 {" u* ?7 t6 p( ~
9、与本职工作有关的表格。 8 E" y& \$ q% i( u
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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