 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。 % S# k& V2 ?7 z
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行 : ^ H; F' d) v8 I" E& q# X
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
& g7 U0 L: ~9 S. B" T9 |二、主次分明，突出重点
" C o" [- L4 a+ b( ?& b口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患
& |' R" C$ V1 v6 c, A, w( o/ J7 L8 I 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 6 l8 a6 z* A/ _* T4 P1 I
口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析 . z2 i7 ]+ j, G# }( j: }
㈠听众
# d, X5 | A9 ] \, H ⒈人数？ & d) L. C& d( n6 S
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ 9 V$ w" F9 d* M0 h
㈡目的与种类
+ `8 X3 {; r+ X3 Y# X! |1 V ⒈通报情况？ ( j9 d% f) z- ^6 q7 U9 v/ t
⒉形成决定？
& g3 `8 q5 f {7 G4 ?- P( \- n. s$ g! X ⒊审查重要细节？ 0 R$ K& w7 w! A8 l) z0 S9 e4 W
⒋协调统一行动？
5 v6 R) ?, P& ~6 x ㈢主题 % D/ F& S! P7 s5 x
⒈具体题目是什么？ ( C7 [. c2 K1 R4 ~/ D
⒉涉及多大范围？ ! l4 V3 p% U) B+ K( Z; c, J5 @* f6 f
⒊拟用多长时间？
, E0 B b4 g9 B/ D8 w ㈣设备 & \" i/ | S& X
⒈汇报在何处举行？ 3 k7 E8 m. V: z! w$ i0 K8 S
⒉需要作什么安排？ ' v% c8 O: w+ N1 N; i
⒊视听辅助器材有哪些？
9 |) N# n; k9 a& S ⒋有何不足之处？
0 h+ c8 S- {# z ⒌需要采取什么措施克服不足之处？ 6 ^5 \# S+ u% e& J. E, I
二、写出初稿
$ R! y) j4 ^+ S/ _5 i0 E2 L ㈠搜集材料
2 | \( g+ i' `) d6 P, F4 V ⒈认真研究。 2 v, y0 V; R5 h. k
⒉熟悉主题。 / X) D$ R% g6 ~
⒊搜集权威性意见和事实。 ! j' J6 W; w! x" y4 N% ]- c A! Z
㈡草拟初稿 | 
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