浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
" T  G/ `9 l9 B) c0 k4 f
　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

. k2 c- x1 N6 ]5 l  S2 R　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
# [4 R/ z6 X) c0 Q
8 u8 U& G" K' g$ \' Q! c( E9 q5 S　　辅助内容的综合性
% U! Q. P3 E( h( ?9 Q+ y
9 m4 V+ L( k# C/ C( V　　辅助时间的经常性
+ _; h/ W2 z6 t" M% o1 g0 W
4 Q& N2 H. L6 G　　辅助环节的全过程性
9 \& }8 Z% ^0 G1 h" E8 l! j
　　（3）、辅助决策的原则

& f6 [% R1 E  f) b　　超前原则
, Y7 ~4 B+ L* s7 p
/ h: S' o; x& B  Y; n　　定位原则
# Q# R8 h) k% [( ^* s
$ x! L8 }2 [2 k( B% b, v　　信息原则

$ A2 v3 z$ [- P/ c7 P　　谏诤原则

　　（4）、辅助决策的过程
/ j' T% U8 X& s! t4 E, A1 ?6 `
　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优
3 w0 h8 z: d. _  P2 A. f7 s
　　协助领导实施反馈

　　2、协调关系
9 r! j/ W' s8 l
) Y0 ]' }' v6 |5 ]5 e　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
: O. A) S' Y$ ~4 i0 l  K
  O; u" F4 Y, _. f. i7 X, g　　（2）、协调关系的特征
; N2 t% h7 N) t% I/ ]
! x8 X/ _' I0 F0 ?1 z" {5 D　　从属性

　　广泛性

　　间接性
7 o+ P1 M& }' T- t# j8 {6 c
　　（3）、协调关系的原则
% L9 w0 q" X/ A+ h
; l9 }2 t! ]& V0 y* v　　政策指导

- j( d, V3 K8 M) u1 C　　客观公正
$ n6 {% H* ^5 W# Y* D& \8 r
　　平等协商
# @9 b' j( R* V# J% e% C/ |
　　注重整体
( u1 t0 p4 f) Y/ f* t7 q9 r; F
! _; T' H6 S* r( U& L　　灵活适度
! O0 R2 I6 O! Z1 d2 ~
  b# H/ h, M- `$ V9 Z　　（4）、协调关系的过程
! E1 O. J% `7 Z" M* G# n4 y) E
- c$ y: y3 C+ H; @, \　　摸清情况
# @. r% |" J3 l0 o4 }7 o' l* R$ ?9 f
5 @& a. M; F, ]( R5 G8 B　　找出症结

　　恰当协调
, J* J* v7 B0 Q* m
　　督促落实

　　检查反馈
4 B6 a/ P4 }& {" z. R4 M' R
0 k; ^! ]- m" H  V3 I9 q1 [8 Y　　3、处理信息
7 ^0 R) w( \* f8 r
* C# G7 s. q2 r( j: T3 B　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
3 j6 K4 b) P) H& X
1 m& y- `8 r% G0 \9 d　　（2）、处理信息的原则

　　及时性原则

　　保真性原则
# ]9 e6 o3 a" P% k
　　适用性原则
, O3 {, L# f0 E, Z
　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容

* s0 ]' A; K7 ]  B　　历史信息

　　上级信息
/ q7 n: a+ Y2 W
　　内部信息

　　公众信息
0 C" r9 K' E- A3 m' {
7 w$ T( m, r! C0 u6 {　　社会信息
# S$ T1 R9 g% `3 |0 @9 J3 s
　　（4）、处理信息的过程
! e  W% c* |$ Q& P: w' h
8 C, K1 k: G2 R; i4 x　　信息的收集

( N2 H6 w! `& l, i　　信息的加工

% a. S. \" ]6 {　　信息的传递
8 t7 e& h# A! x1 p# x& e, e
, ]+ Q; j: f& V- y1 L/ \　　信息的反馈
) ~, S& [* t0 f0 L8 D/ ~0 U. u
6 P% W% R; ]+ ?8 _- V+ `　　信息的储存
; W6 q( `! O9 w& N5 _
7 l" P" U% S/ T5 g' d+ \　　4、办理事务

7 H7 \9 U# l- S5 r  G: U　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征
; v% R; A7 q% |7 L) ?* P+ T( j
　　综合性

, q6 b2 S2 i% v　　服务性
* D, z" a+ X7 j' n
　　繁琐性

6 ?" C4 j  n4 n7 G# L( V1 t, o　　突击性
8 [" A5 W2 ?0 V
　　（3）、办理事务的原则
6 q1 n# ?9 z6 e8 I
　　被动中求主动

　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范
% x) g: }; t0 X1 s& r- W
' Z0 b2 o. @( W* A* i　　（4）、办理事务的程序

! [5 h; I( s4 v, j) p# B5 [, z　　自然程序
. y6 L; F2 y# _; `4 y8 E" S9 z8 j
6 z' ]- @7 x5 W　　理论程序
; Q0 K+ r+ Y% n: P
8 m  T5 k: V6 E1 z　　指令程序
; `4 N  w9 K$ l0 H! h; H
　　法定程序
, D: {0 O0 C" n5 L' N9 t
6 N  g) O* S% U) G) `　　技术程序
% t! C: r# g  T. e" E& c0 j2 L
　　习惯程序
0 P/ t& K4 }8 \4 o2 E( `6 Z
. }  c4 r- k0 L0 p# F" t" E- W　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：
' O: e; Z! h2 @1 s
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

$ K* V; s  ]8 K+ o　　接待事务（来访接待、安排服务等）
3 o/ s/ \( u) S
$ L0 ?( g0 L5 @: ?) X" G　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

& U1 b+ B/ B1 l* S　　行政事务

　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
8 N% L- y# w$ @, E
* h+ ]+ z4 E% N6 U7 R　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

" ~) |/ \6 i; m6 }5 m  w　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

. T, [( n: f: B% S  I　　写作事务（各种文体的写作）

　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
# m, V2 |3 A7 `" l' P) y
, k  F* c7 k6 `0 g　　其他领导临时交办的任务