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9 j/ H3 I+ b$ f( s1 O: }: A `mso-font-kerning:0pt">2012 ! h1 L( H* j; }% T- O
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 . G( I# o$ G! Z6 n" a/ [1 ?
! x4 a. z: c3 L$ U. r L! z4 |" Y( L* b! }( S1 A* k! [, ^font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容4 R6 [* m; P* ? U" @( p7 C3 m
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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" d4 l3 J9 l4 Q6 v+ T% p9 ?$ X! u) Y1 U4 a7 \# Gmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。- ?9 O n; T+ [& r: A4 s2 E
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
' \1 u* i2 l2 v( G' J: n- ^: K' b1 p! {$ z" l. l& H6 Y7 o
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mso-font-kerning:0pt">1. ) o+ W, z4 o1 l宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 $ T) B# b' \$ M( `: B0 {! S
; z' o9 E# o' r! L9 G) P4 W: A0 S! A$ J- E/ L
mso-font-kerning:0pt">2. . p3 @# U' R, n' Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 - N* J. Y& J5 X! S5 j
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4 S+ d, L4 t6 a. `mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。 [+ t( G1 }1 N9 S/ }
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' }! F( @6 k/ K( g, O7 ?& T W
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: g( w. i B( L( ?mso-font-kerning:0pt">1. : O; |9 x; Z$ s: y0 V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 . v. D* l# l7 d6 r/ ]
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mso-font-kerning:0pt">2. H, ]9 ~' H6 b& j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 8 T5 S4 a7 H7 _; Q. q" X: q2 K( l7 d
, z: ^. X; u1 \/ q/ p6 D1 w7 ?# z/ d0 d; N
mso-font-kerning:0pt">3. # s1 R, g" T. ~6 Z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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% [8 W+ c7 u3 N& V2 `) P- Mfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;, t) j- f* @. F& K. s
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。, B5 p- I$ [& a+ N' p4 ]mso-font-kerning:0pt">
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0 M! C3 O. L( P lmso-font-kerning:0pt">1. ! O9 R2 p5 K& t+ V6 Y9 a; H- Y0 v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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) D f3 Q0 `! ]9 B. i |5 D9 v: ^1 `' `; G$ `9 X3 f Amso-font-kerning:0pt">2. : W/ r' q; t+ S- S5 Z" Q, G) [宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. 4 x$ u2 \: N+ ]! w3 j3 n) l) Z' D
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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6 ?2 W: P9 ~; q* g0 `# x+ E8 K+ P) k$ R
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。/ N. S; V9 t+ [ b' J' ~7 `: v
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ; y. V% M g/ k* t( K* v
3 `" T) l7 K9 b8 Y6 }& m- e' v
9 h9 y# K3 b( [7 f9 ]% P. C4 Gmso-font-kerning:0pt">1. ; F$ M4 c3 |) J; |
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 4 l, E/ d" y8 z3 p
8 }, \- A/ e- X, h$ [+ H6 P& A' K. \' X- i, _6 B
mso-font-kerning:0pt">2. - A4 S5 _5 W# i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 . j. R( ^6 Z5 Y4 y! l" x
; F/ {) L$ X( F- @; @( ~" l
, z4 V# G' `: y3 r4 M# M6 _2 }
mso-font-kerning:0pt">3. 9 u( @* W" U( r3 k+ Z5 z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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; d0 l7 ^' N( X0 C- cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。2 m: u7 \* \8 p* v) k
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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1 z3 B& ~8 L9 z' ]/ }: ^) B0 }" f; A/ p f& H% M, hmso-font-kerning:0pt"> ! K$ f7 q5 H8 }1 f* m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! L1 m, l# F) L) |6 s. r
n. T6 K) _8 d0 t" g+ `" H+ {6 I# Tfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考. c- ], W2 X0 I$ M8 s% `
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' P+ H Z/ X0 o2 c
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$ M6 l6 y7 M& l4 G5 w- d12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
% t& }8 i" @ @) V3 \ @- }$ J0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:7 Q* {& z( l' v" K* N
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 # }1 J1 l' K8 q* D; o: F
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
! J. |( S& U8 ?1 t& kAR-SA">） | 
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